Planowanie i kontrola kosztów

Schemat funkcjonowania programu Planista BD 2008
Rys. PMC Piotr Chyliński

Rozwiązanie bazodanowe umożliwia pracę wielu osobom na tym samym zbiorze informacji, co w konsekwencji pozwala na dokonywanie różnego rodzaju zestawień z wielu budów jednocześnie. Program jest też dostosowany do importowania danych z innych programów, jak np. przeznaczonych do kosztorysowania robót czy finansowo-księgowych.

Specyfikacja zadań
Pierwszym etapem planowania realizacji przedsięwzięcia jest dokonanie specyfikacji zadań, z których składać się będzie przedsięwzięcie. Specyfikację tą podaje inwestor lub sporządza ją dla własnych potrzeb wykonawca. Specyfikacje można wykonać w programach zewnętrznych np. w MS Excel czy programach przeznaczonych do kosztorysowania lub bezpośrednio w programie Planista. Specyfikacje wykonane w programach zewnętrznych można wczytać do programu Planista za pomocą wbudowanych procedur importowych.

Budżetowanie
Kolejnym etapem jest wykonanie budżetowania finansowego lub finansowo-rzeczowego wyspecyfikowanych zadań. Budżetowanie finansowe polega na określeniu kwot planowanych kosztów i planowanych przychodów związanych z zadaniami. Dodatkowo koszty można rozdzielić na koszty robocizny, materiałów i sprzętu. Budżetowanie rzeczowe polega na określeniu ilości przewidywanych do wbudowania materiałów wyrażonych w jednostkach fizycznych, ilości przewidywanej robocizny wyrażonej w roboczo-godzinach i ilości pracy sprzętu wyrażonej w maszyno-godzinach. Budżetowanie można wykonać w programach zewnętrznych np. w programach przeznaczonych do kosztorysowania lub bezpośrednio w programie Planista wykorzystując bazę cen jednostkowych zakładanych w tym programie.

Sporządzanie harmonogramu
Kolejnym etapem jest sporządzenie harmonogramu realizacji przedsięwzięcia. Harmonogram ten można łatwo wykonać rozlokowując w czasie poszczególne zadania za pomocą kursora lub używając modelu sieciowego przedsięwzięcia. Modelowanie to polega na określeniu bezpośrednich zależności występujących pomiędzy poszczególnymi zadaniami, przez co tworzy się sieć, która powoduje automatyczne rozlokowanie w czasie poszczególnych zadań jednocześnie wyznaczając tzw. ścieżkę krytyczną dla przedsięwzięcia.


Miesięczne bilanse przychodów i rozchodów uwzględniające terminy płatności zaistniałych zobowiązań
Rys. PMC Piotr Chyliński

Na harmonogramie można nanosić informacje o postępie realizacji poszczególnych zadań. Harmonogram zapisany do bazy z tak naniesionymi informacjami stanowi raport z postępu prac na budowie. Na podstawie tego raportu można analizować zagrożenia związane z dotrzymaniem planowych terminów zakończenia zadań. Porównując rzeczywisty postęp prac z postępem planowanym oraz planowane koszty przewidziane na realizację wykonanych prac z kosztami rzeczywiście poniesionymi uzyskujemy analizę przedsięwzięcia za pomocą tzw. metody wartości uzyskanej. Analiza ta wyznacza dla budowy współczynnik kosztów i współczynnik harmonogramu oraz odchylenie od kosztów i odchylenie od harmonogramu. Taką analizę w programie Planista BD 2008 można uzyskać dla każdej realizowanej budowy.

Na etapie modelowania przedsięwzięcia można przypisać do poszczególnych zadań odpowiednich pracowników oraz potrzebne maszyny. Zarówno pracownicy jak i maszyny są wcześniej zapisani do bazy, którą zakłada program Planista. Przypisania te pozwalają uzyskać wykresy zapotrzebowania, z których można wyodrębnić np. okresy, w których występuje zapotrzebowanie przekraczające dostępność danego zasobu (określonych pracowników lub maszyny).

Tak przygotowany harmonogram jest pomocny w procesach zarządzania przedsięwzięciem.

Zarządzanie przedsięwzięciem
Zarządzanie czasem występuje gdy pojawiają się odchylenia od przyjętego harmonogramu i powstaje groźba wykonania zadań z przekroczeniem ustalonych terminów. W takim przypadku pomocny jest model sieciowy, którym wyznaczana jest ścieżka krytyczna. Na tym modelu można wprowadzać zmiany polegające na zmniejszaniu czasów wykonania zadań leżących na ścieżce krytycznej np. przez wprowadzenie drugiej zmiany czy zwiększenie liczebności brygad itp. Za pomocą tych zabiegów można symulować zmiany czasów realizacji całego przedsięwzięcia.

Zarządzanie zaopatrzeniem materiałowym wspomagane jest planowanymi zapotrzebowaniami na materiał w zestawieniach miesięcznych lub tygodniowych. Zestawienie takie można uzyskać dla zadanego okresu i materiałów, np. dla których zakup powinien być poprzedzony akcją ofertową czy koniecznością złożenia zamówienia z odpowiednim okresem wyprzedzenia. Ponadto zapisywanie poszczególnych harmonogramów do bazy pozwala uzyskiwać łączne zestawienia zapotrzebowania z wszystkich wskazanych przez użytkownika harmonogramów.

Zarządzanie pracą ludzi związane jest z zagwarantowaniem dostępności odpowiednich fachowców. W przypadku wystąpienia przekroczenia dostępności można starać się pozyskać odpowiednią siłę roboczą z zewnątrz lub zmienić plan urlopów itp.

Zarządzanie sprzętem jest podobne do zarządzania pracą ludzi. Przy wprowadzaniu sprzętu do bazy można podać ilość posiadanych sztuk z danego rodzaju oraz określić kalendarze dostępności uwzględniające np. wyłączenia wynikające z okresowych remontów.

Zarządzanie finansami polega m.in. na zapewnieniu płynności finansowej w przedsięwzięciu. Harmonogram umożliwia sporządzenie miesięcznych zestawień planowanych przychodów i rozchodów związanych z realizacją poszczególnych zadań. W programie można również uwzględnić przesunięcia płatnicze związane z wystawianymi i przyjmowanymi fakturami. Umożliwia to uzyskanie obrazu obrotu finansowego związanego z danym przedsięwzięciem.

Kontrola budżetów
W programie Planista BD 2008 rozwinięta jest także funkcja ewidencyjna, która umożliwia kontrolę realizacji przyjętych budżetów. Do ewidencji kosztów służy specjalny formularz, w którym można ewidencjonować koszty ogólne oraz koszty poniesione na nakłady rzeczowe. Koszty te należy przypisywać do określonej budowy. Następnie udostępniana jest automatycznie specyfikacja robót i można przypisać określony koszt do wybranego zadania. W dolnej części formularza znajduje się lista nakładów rzeczowych wybranej budowy, która jest pomocna przy wpisywaniu nakładów rzeczowych do formularza. Na liście tej każdy nakład zaopatrzony jest dodatkowo w indeks opisujący ten nakład w kosztorysie lub indeks własny nadany przez użytkownika. Lista ta podpowiada również jednostkę miary, wg której określona została planowana wielkość zużycia danego nakładu. Przy wystąpieniu różnic pomiędzy jednostką zawartą w bazie a jednostką uwidocznioną na dokumencie zakupowym należy przeliczyć ilość zakupionego nakładu wg jednostki zawartej w bazie. Jeżeli rejestrowany nakład opatrzony zostanie indeksem z bazy i wpisany z występującą w bazie jednostką miary to program automatycznie zestawi planowane ilości, ceny i wartości materiałów z ilością zarejestrowaną, i wykaże różnice.


Okienko, w którym rejestrowane są koszty materiałowe, robocizny, sprzętu oraz pozostałe
Rys. PMC Piotr Chyliński

Kontrola przychodów polega na skonfrontowaniu wartości pobranych zaliczek i faktur za częściowo wykonane prace ze stanem ich zaawansowania. Celem tej kontroli jest uzyskanie informacji o tym czy nie zostało pobranych zbyt dużo pieniędzy w stosunku do wykonanych prac, a tym samym czy pozostałe do wykonania roboty zostaną bezpiecznie sfinansowane pozostałą do otrzymania kwotą. Podobnie jak koszty zaliczkowane, kwoty i wypisane faktury można przypisywać do określonych zadań danej budowy.

Planista BD 2008 umożliwia dokonanie kontroli faktur. Informacje o fakturach program pobiera z zewnętrznych systemów finansowo-księgowych. Każda faktura dotycząca kosztów poniesionych na budowie powinna mieć pełne odzwierciedlenie wartościowe w danych zarejestrowanych w bazie Planisty. Szczególnie dotyczy to faktur wypisywanych na usługi czy materiały dostarczane etapami na podstawie dokumentów PZ. Faktury, które nie mają pełnego odzwierciedlenia figurują w systemie jako nieskorygowane.