Platforma Intense w praktyce

Platforma Intense – Obieg Dokumentów
Rys. Intense

Szeroki zakres funkcjonalny Intense Business Intelligence Platform obejmuje m.in. mechanizmy zarządzania obiegiem dokumentów i dokumentacją projektów, import kosztorysów, tworzenie kalkulacji, budżetów i harmonogramów, zarządzanie bazą sprzętu i transportu, obsługę kart pracy oraz rozbudowane analizy controllingowe. Zakres wdrożenia systemu zależy od wyboru wymaganych modułów. Jednym z najważniejszych w firmach branży projektowej i budowlanej jest moduł obiegu dokumentów. Wysoka konfigurowalność systemu wraz z możliwościami definicji własnych dokumentów pozwala na dostosowanie go do indywidualnych potrzeb poszczególnych użytkowników co skutkuje szybkim wdrożeniem i wykorzystaniem w przedsiębiorstwie w różnych zakresach.


Platforma Intense – Panel Kierownika Projektu z harmonogramem
Rys. Intense

Jedną z firm pracującą z modułem Intense WorkFlow jest inowrocławski Windprojekt, specjalizujący się m.in. w projektowaniu i kompleksowym prowadzeniu inwestycji w zakresie budowy i eksploatacji elektrowni wiatrowych. Firma oferuje szeroki zakres usług inżynierskich od pozyskiwania i weryfikacji terenów pod inwestycję, przez pełną jej obsługę dokumentacyjną, wykonanie kompleksowych badań i pomiarów wiatru, projektowanie farm wiatrowych, po zawieranie umów na sprzedaż energii. Rosnąca liczba prowadzonych projektów wymagała wsparcia w procesowej obsłudze ich prowadzenia i dokumentowania. Wdrożenie systemu usprawniło i zautomatyzowało procesy weryfikacji i akceptacji dokumentów wraz z ich archiwizacją.

Innym przykładem może być firma Kontbud, realizująca projekty budowlane w zakresie budownictwa kubaturowego. Tutaj oprócz ewidencji dokumentacji system pozwala na budżetowanie projektów oraz obieg i dekretację faktur rozliczających projekty i związane z nimi budżety.


Platforma Intense – Panel Kierownika Projektu z harmonogramem
Rys. Intense

W jeszcze szerszym zakresie Platforma Intense jest wykorzystywana przez wrocławską grupę Protherm, która przez długi czas poszukiwała systemu adekwatnego do swoich potrzeb. Działalność firmy obejmuje m.in. specjalistyczne obszary usług inżynierii sanitarnej (projektowanie i wykonawstwo), a także usługi wynajmu maszyn oraz transportu, w tym transportu wielkogabarytowego. Rozwiązanie wykorzystywane jest dla potrzeb całej Grupy Protherm, zarówno w zakresie obiegu dokumentów, zarządzania projektami, obsługi sprzętu i transportu w tym kart pracy, i związanych z nimi rozliczeń, jak też w szczególności w obszarach budżetowania i controllingu projektów. Oprogramowanie współpracuje również z zewnętrznym systemem rejestracji czasu pracy i zużycia paliwa maszyn roboczych opartym o czujniki GPS, oraz dostarcza niezbędnych informacji analitycznych z uwzględnieniem mechanizmów alertów i dedykowanych wiadomości spersonalizowanych, zapewniając szybki dostęp do wszelkiej informacji rejestrowanej w firmie w różnych kontekstach działalności.

Elastyczność i modułowość rozwiązania doceniona została również przez szereg innych przedsiębiorstw nie tylko w branży budowlanej. W różnych zakresach funkcjonalnych oprogramowanie wykorzystywane jest przez firmy: Inter-System, Przedsiębiorstwo Budowy Dróg i Mostów w Kobylarni, Alstal, Poldim Oddział Kraków, Przedsiębiorstwo Budownictwa Ogólnego i Usług Technicznych Śląsk, Orlen CS, Brukbet, Inter Metal, Pronar Wrocław, Variant, Candia Polska i wiele innnych.

Opinia użytkownika
Dariusz Gwiazda
Specjalista ds. Controllingu i Rachunkowości Zarządczej
Inter-System Sp. z o.o.

Przedsiębiorstwo Budowlane Inter−System jest obecne na rynku usług budowlanych od ponad 15 lat. Firma realizuje swoje przedsięwzięcia głównie w sektorze zamówień publicznych wykonując prace budowlane związane z budową oraz rewitalizacją domów, biur, urzędów, obiektów służby zdrowia, szkolnictwa, budynków przemysłowych i handlowych. Podwaliny systemu budżetowania w Inter−System zostały stworzone na przełomie lat 2004–2006. W tym okresie opracowano założenia do zadań controllingu, zasady ewidencji danych źródłowych obrazujących działalność gospodarczą, zasady planowania wyników firmy, kontroli wykonania założonych efektów oraz sposobów oceny wyników. Idea controllingu w naszym przedsiębiorstwie polega na koordynacji procesów planowania, sterowania i kontroli oraz zasilenia w informacje. Jest to więc zarządzanie działalnością jednostki gospodarczej, które jest zorientowane na cele. Cele te zostają ukształtowane poprzez wpływ czynników zewnętrznych, wewnętrznych oraz specyficznych na organizację – to właśnie determinuje zakres informacji, których oczekuje kadra zarządzająca od systemu controllingu.

Zakres ten oczywiście zmienia się w czasie, pakiet danych, analiz, raportów jest ciągle poszerzany, co powoduje ciągłą ewolucję systemu controllingu w przedsiębiorstwie Inter−System. Aby sprostać oczekiwaniom zarządu postanowiono w 2009 roku zakupić zintegrowaną platformę analityczną obejmującą całokształt analiz controllingowych w przedsiębiorstwie.

Nasze oczekiwania doskonale spełniła oferta firmy Intense Group, która po analizie przedwdrożeniowej zaproponowała nam pakiet oprogramowania zawierający moduły Workflow, Budget Manager oraz Project Manager. Dziś, po okresie wdrożenia, możemy śmiało powiedzieć, że jest to kompleksowe, zorientowane procesowo rozwiązanie analityczne, które ogarnęło nasz cały dotychczasowy system controllingu w firmie, a jednocześnie ukazało wiele nowych możliwości rozwoju tego systemu. Na podstawie wdrożonej technologii opracowano i wdrożono system preliminowania budów oraz system raportowania wyników z bieżących postępów. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że w trakcie roku Inter−System realizuje od kilku do kilkunastu inwestycji budowlanych jednocześnie. Konsolidacja poszczególnych budżetów połączona z budżetem kosztów stałych administracyjnych pozwala na stworzenie budżetu dla całego przedsiębiorstwa na poziomie działalności operacyjnej.

Zaskakującym efektem zaimplementowanego rozwiązania, który pierwotnie nie był podnoszony a wręcz traktowany jako zło konieczne, okazał się elektroniczny obieg dokumentów. W pierwszej fazie identyfikowany był z koniecznością wypełniania szablonów dokumentów w komputerze, bardzo szybko jednak (jeszcze w trakcie wdrożenia) nasza kadra zauważyła, że dzięki WorkFlow przepływ informacji jest wielokrotnie szybszy a jakość samych informacji wielokrotnie lepsza.

Przed nami jeszcze długa droga doprecyzowania schematów pozyskiwania danych źródłowych, personalizacji systemu do naszych oczekiwań, jednak już teraz możemy śmiało powiedzieć, że dzięki możliwościom, jakie daje Platforma Intense Business Intelligence nasze działania „skazane są” z góry na sukces.