Systemy IT w branży wynajmu

Przykładowy wydruk uzyskany z programu CoMoTel
Rys. Ulisses

Programy do automatyzacji transakcji księgowych istnieją już od 50 lat, niektórzy twierdzą nawet, że to dla potrzeb księgowych wynaleziono komputery. Branże usługowe dopiero oczekują programów dla nich dostosowanych, ale niekiedy koszty przewyższają budżet mogący zapewnić zwrot takiej inwestycji w rozsądnym okresie.

Czy zatem inwestycja w program komputerowy dla zarządzania wynajmem sprzętu budowlanego, wózków widłowych, pojemników, rusztowań czy deskowań jest racjonalna? Po jakim czasie nastąpi zwrot z takiej inwestycji? Czy taki program jest bardziej przydatny dla usługodawcy (firma rentalowa), czy dla usługobiorcy? Czy zamówić napisanie programu autorskiego, od podstaw, a może kupić gotowy?

Organizacja systemu wynajmu
Należy zacząć od analizy organizacji systemu wynajmu sprzętu. Pod tym pojęciem rozumiany jest wynajem maszyn budowlanych, wózków widłowych, pojemników, itp., oraz wszelkich elementów, z których mogą być zmontowane tzw. jednostki konstrukcyjne (m, m2, m3, szt.), czyli rusztowania, deskowania, ogrodzenia, rurociągi, itp.

Firmy rentalowe po zawarciu umowy ramowej wynajmują sprzęt na umówiony okres. W ciągu okresu rozliczeniowego, zazwyczaj jest to miesiąc, następują w przypadku rusztowań i deskowań tzw. dobierania i zwroty, w przypadku maszyn budowlanych wydania, zwroty, serwisy, itp. Dotyczy to wielu budów, wielu konstrukcji na budowach, wielu jednostek konstrukcyjnych. Dynamika w ciągu miesiąca jest znaczna, co stwarza dla działów rozliczeń duże problemy. Często usługobiorca (duża firma budowlana) jest jednocześnie „firmą rentalową” dla swoich podwykonawców. Dodając do tego kilka metod rozliczeń (procent od wartości, stawka dobowa za jednostkę, stawki dobowe, tygodniowe, miesięczne), usługi dodatkowe (montaż, demontaż, transport, serwis, czyszczenie, itd.) łatwo się domyślić, że rozliczenie należności za dzierżawę jest skomplikowane i pracochłonne – czyli kosztowne. Dodatkowy aspekt, który zazwyczaj się pomija to fakt, że podobną pracę musi wykonać druga strona, czyli usługobiorca, przynajmniej wyrywkowo. Przecież przy najlepszych relacjach między kontrahentami zasadą jest kontrola, choćby dla wykluczenia pomyłek naturalnych przy takich dynamicznych warunkach rozliczeń.

Koszty rozliczeń
Kolejny etap to oszacowanie kosztów rozliczeń, rozumianych jako robocizna związana jedynie z zafakturowaniem i dokładną specyfikacją dla klienta. Zakładając, że średniej wielkości firma rentalowa przeznacza na to 80 rbg/miesiąc (2 osoby x 5 dni x 8 godz./dzień), przy stawce 25 zł/godz. daje kwotę 2000 zł. Są to raczej ostrożne szacunki. Program komputerowy (licencje + wdrożenie) kosztuje ok. 8000 zł (np. program CoMoTel). Program automatycznie rozlicza dzierżawę w przysłowiowe 3 minuty, z pełną specyfikacją dla klienta, z graficzną prezentacją dla wstępnej kontroli. Na podstawie powyższych szacunkowych danych można założyć, że zwrot z takiej inwestycji wyniesie 4 miesiące, a do tego przełoży się na dobre relacje z klientami wynikające z precyzji rozliczeń.

Użytkownicy
Kto może być naturalnym użytkownikiem takiego programu? Przede wszystkim usługodawca – firma rentalowa. Musi przecież swoim klientom wystawić niezbędne dokumenty źródłowe – m.in. magazynowe i obmiarowe. Musi na końcu zafakturować wykonane usługi.

Drugą grupą, dla której program może przynieść wymierną wartość jest „druga strona”, czyli usługobiorca. Co najmniej wyrywkowo, na podstawie kopii tych samych dokumentów źródłowych, u usługobiorcy uruchamiany jest ten sam pracochłonny proces rozliczania usługi. Mając specjalizowany program usługobiorca, analogicznie jak usługodawca, odnosi wyraźne korzyści z jego użytkowania, a zwrot z inwestycji jest podobnie krótki.

Trzecią grupą potencjalnych użytkowników programu rozliczania wynajmu są duże firmy deweloperskie. Mogą być one jednocześnie usługobiorcami – wynajmują rusztowania, deskowania, itp. od firm rentalowych – i usługodawcami, podnajmując te same elementy swoim podwykonawcom. W praktyce stwarza im to analogiczne problemy rozliczeniowe jak dla dwóch pierwszych grup. Kontrola gospodarki magazynowej elementów, rozliczenia braków i napraw, a w końcu fakturowanie to w takim przypadku proces pracochłonny i skomplikowany, w efekcie kosztowny. Zwrot inwestycji w program komputerowy, który zautomatyzuje większość czynności i tym samym radykalnie zmniejszy pracochłonność, dla tej grupy będzie także atrakcyjny – kilkumiesięczny.

Program gotowy, czy na zamówienie?
Wiele firm, zwłaszcza z branż usługowych i produkcyjnych, staje wobec poważnego dylematu: zamówić program napisany dokładnie pod ich potrzeby, czy szukać gotowego i dostosować.

Dotyczy to także branży rusztowań i deskowań. Przeanalizujmy uwarunkowania oraz plusy i minusy rozwiązania „programu na zamówienie”.

Kluczowe są trzy parametry: koszty, terminy i jakość. W porównaniu z programem gotowym dwa pierwsze parametry są najłatwiejsze do oceny – w wypadku zamówienia programu pisanego „od zera” koszty zawsze będą większe, a terminy dłuższe. Najłatwiej posłużyć się analogią do garnituru – szyty na miarę będzie zawsze droższy, a termin bardziej odległy w porównaniu z kupnem gotowego, nawet jeżeli będziemy musieli coś np. przerobić.


Janusz Czarkowski, dyrektor firmy Ulisses
Rys. Ulisses

Użytkownicy naszego programu CoMoTel podkreślają, że ważnym argumentem przed podjęciem decyzji o zakupie programu jest jasno określony budżet i efektywne, niskokosztowe wdrożenie. Nie występuje pojęcie „termin napisania programu”, gdyż program w zasadzie jest gotowy – wyjaśnia Janusz Czarkowski, dyrektor firmy Ulisses. Rozliczanie wynajmu sprzętu budowlanego to pracochłonny proces. Program CoMoTel radykalnie obniża koszty – w firmach rentalowych, a także u ich klientów – dodaje.

Ocena parametru jakości już nie jest taka jednoznaczna. Bardzo trudno jest a priori oszacować jakiej jakości program otrzymamy po kilku miesiącach od złożenia zamówienia, nawet jeżeli na bieżąco monitorujemy rozwój poszczególnych etapów. Co otrzymamy na końcu? Czy informatycy dobrze zrozumieli nasze oczekiwania? Przecież mówimy „różnymi językami”. Czy funkcjonalność takiego programu będzie wystarczająca? Czy na pewno będą funkcje oczywiste: historie wydań, umowy, CRM, utylizacja, rentowność na grupach, itp.? Czy nie zapomnimy czegoś ważnego ująć w specyfikacji zamówienia programu?


Joanna Małota, szefowa działu wdrożeń w firmie Ulisses
Rys. Ulisses

Przewaga programu CoMoTel wynika z przestrzegania przez nas prostej zasady: zanim wypuścimy na rynek nowy moduł lub funkcjonalność, konsultujemy ją z kilkoma użytkownikami. Otrzymujemy w efekcie aplikację, która jest sumą doświadczeń wielu użytkowników. Nasi klienci bardzo to sobie cenią – tak definiuje proces projektowania programu Joanna Małota, szefowa działu wdrożeń.