Platforma internetowa do współpracy online

Interfejs systemu i opisy procesów mogą być dostępne w różnych wersjach językowych, jak w przypadku projektu budowlanego drogowego realizowanego w Polsce
Rys. think project!

Umiejętne zarządzanie projektami infrastrukturalnymi przejawia się przede wszystkim w uwzględnianiu najróżniejszych interesów, dlatego też wśród uczestników projektu znajdują się nie tylko inwestor i przedstawiciel inwestora, lecz także władze, wykonawca robót, inżynierowie nadzoru, projektanci wszystkich branż i inni specjaliści.

Obecnie projekty infrastrukturalne coraz częściej realizowane są w ramach międzynarodowej struktury organizacyjnej, co stawia przed ich uczestnikami dodatkowe wyzwania. Członkowie wielonarodowego zespołu realizującego projekt działają w różnych miejscach, a każdy z nich pracuje inaczej. Ponadto, w ramach jednego projektu, który ma wielu uczestników i długi termin realizacji, generowana jest niezliczona liczba rysunków i dokumentów, takich jak korespondencja, umowy czy ekspertyzy. Co równie istotne, osoby zarządzające tak złożonymi projektami muszą stale przeciwdziałać ryzyku związanemu z nieefektywną komunikacją lub z brakującymi, nieaktualnymi bądź nieprawdziwymi informacjami.

Zarządzanie projektem
Zastosowanie platformy internetowej do współpracy jest sposobem na przezwyciężenie tych trudności.

Oliver Kleebach, kierownik techniczny w dziale Infrastructure Development firmy Strabag AG potwierdza, że wydajne zarządzanie projektem i ryzykiem może mieć duże znaczenie, na przykład, podczas realizacji inwestycji w formule partnerstwa publiczno-prywatnego, takich jak budowa autostrady A2 w Polsce i M6/M60 na Węgrzech: „Korzystanie z platformy do współpracy projektowej znacząco wspomaga nas w zarządzaniu ryzykiem. Koordynacja w czasie procesów planowania i uzyskiwania zezwoleń jest z punktu widzenia terminowej realizacji projektu zadaniem ważnym, a ze względu na dużą liczbę uczestników także złożonym” – twierdzi Oliver Kleebach. Firma Strabag zdecydowała się na zastosowanie platformy internetowej think project!.

Ważnym elementem w procesie skutecznego kierowania projektem jest jego przejrzysta struktura organizacyjna. Platforma internetowa do współpracy online przydaje się również w tym zakresie, umożliwia bowiem bezpieczną i zorganizowaną wymianę danych pomiędzy wszystkimi użytkownikami, jednocześnie pozwalając stworzyć wspólne środowisko pracy niezależnie od tego, w jakiej firmie lub jakim miejscu pracują uczestnicy projektu. Automatyczne powiadomienia, analizy i raporty dodatkowo ułatwiają orientację w projekcie, a tym samym kierowanie nim i nadzór nad jego realizacją.


Zarządzanie przetargiem za pomocą systemu think project!
Rys. think project!

Oszczędność czasu i kosztów
Współpraca przy użyciu platformy może w istotny sposób przyczynić się do optymalizacji i przyspieszenia takich procesów jak procedury zatwierdzania rysunków czy dokumentów. W przypadku projektu budowy warszawskiego metra, pełniąca funkcję kierowniczą firma Ingeno Consult Biuro Projektów Kolejowych Sp. z o.o. wykorzystuje platformę do odwzorowywania dla konsorcjum Metro AGP procedur związanych z uzyskiwaniem pozwoleń.

„W ramach tego projektu infrastrukturalnego wydawana jest niezliczona liczba decyzji administracyjnych, nakładających konkretne obowiązki inwestorskie, które należy spełnić. „think project! pomaga nam wszystko dokumentować, jednocześnie w łatwy sposób umożliwiając właściwym osobom realizację powstających w związku z tym zadań. Jego zaletą jest to, że możemy centralnie śledzić terminy i treść wydawanych ekspertyz i ustaleń” – wyjaśnia Przemysław Budnik, prezes Ingeno Consult.

Martin Boelter, dyrektor zarządzający think project! International, odpowiedzialny za region Europy Środkowo-Wschodniej, dodaje: „Także organizacja przetargów może być wydajniejsza dzięki korzystaniu z platformy projektowej. W systemie think project! można przeprowadzać i kierować całą procedurą przetargową”.


Nowy węzeł na autostradzie M6 na Węgrzech
Fot. Strabag

Wielu użytkowników – jedna sieć
W projektach infrastrukturalnych daje się zaobserwować coraz silniejszą tendencję do kooperacji międzynarodowej i nie dotyczy to wyłącznie inwestycji zagranicznych, ale także realizowanych w Polsce. W przypadku współpracy uczestników z różnych krajów, ich fizyczne oddalenie od siebie, a często także posługiwanie się różnymi językami oznacza kolejne wyzwania. Platforma internetowa do współpracy online w istotny sposób tę współpracę ułatwia, stanowiąc sieć związaną z projektem, a zarazem centralne archiwum informacji, dostępne z każdego miejsca i o każdej porze. Problem porozumiewania się w różnych językach może być z kolei rozwiązany w prosty sposób poprzez udostępnienie interfejsu produktu i konfiguracji procesów w kilku wersjach językowych.

Odpowiedź na specjalne potrzeby
W projektach infrastrukturalnych mamy do czynienia nie tylko z klasycznymi procesami związanymi z zarządzaniem rysunkami i dokumentami, ale też z tak specjalistycznymi procesami, jak dokumentacja badań materiałowych lub przemieszczania mas ziemnych, które muszą zostać opracowane tak samo rzetelnie pod kątem chronologii i kompletności.

W jednym z realizowanych w Polsce projektów, polegającym na budowie obwodnicy w pobliżu Warszawy, na jednej platformie odwzorowano procesy dotyczące obu wymienionych obszarów tematycznych.


Przy budowie autostrady M6/M60 na Węgrzech powstają w sumie cztery tunele dwururowe
Fot. Strabag

Decydujący czynnik – elastyczność systemu
W przypadku platform do współpracy projektowej niezwykle istotna jest ich duża elastyczność w zakresie dostosowania do indywidualnych potrzeb bez konieczności ingerencji w oprogramowanie. „Dla nas jako firmy, która ma w ofercie platformę internetową do współpracy projektowej, istotna jest możliwość jej adaptacji pod kątem procesów używanych przez klienta, czyli czy jesteśmy w stanie odwzorować to, do czego klient jest przyzwyczajony i co zostało przez niego sprawdzone. Naszym celem nie jest wprowadzanie u klientów nowych procesów, lecz odzwierciedlenie na platformie już istniejących w taki sposób, aby zostały one zoptymalizowane i przyspieszone. Właśnie dlatego tak ważna jest elastyczność zastosowanej platformy do współpracy projektowej. System think project! zasługuje tu na szczególne wyróżnienie, można go bowiem dostosować pod kątem indywidualnych potrzeb bez konieczności ingerencji w oprogramowanie – wyjaśnia Martin Boelter z think project!