Przed nami rok informatyzacji branży

Fot. BPSC

Informatyka w Budownictwie: Jakie korzyści może dać firmie budowlanej wykorzystanie systemu ERP?

Jarosław Staroń: Zastosowanie kompleksowego systemu klasy ERP takiego, jak opracowany przez nas Impuls 5 pozwala na wzrost bezpieczeństwa finansowego realizowanych projektów, większą przejrzystość wszystkich działań, możliwość szybkiego podejmowania czynności korygujących, lepszą współpracę z podwykonawcami, a także efektywniejszą komunikację z pracownikami pomimo dużego rozproszenia inwestycji.

Produkcja budowlana charakteryzuje się brakiem powtarzalności, realizowana jest w ramach projektów, dlatego niemożliwe jest wykorzystanie klasycznego systemu produkcyjnego – MRP II. W tym przypadku konieczne staje się uzupełnienie rozwiązania klasy ERP specjalizowanym modułem do zarządzania projektami. Dzięki temu ściśle wiążemy własne zasoby z logiką projektu zyskując dostęp do wiedzy o stanie zaawansowania projektu i realizacji jego budżetu.

BPSC wspólnie z partnerem produktowym – firmą Human Dialog, przygotowało zintegrowane rozwiązanie wspomagające zarządzanie projektami w firmach budowlanych. Moduł zarządzania projektami, Human Work jest w pełni zintegrowany z systemem Impuls 5 na poziomie współdzielonych danych. Dzięki temu możliwe jest wsparcie ze strony rozwiązania klasy ERP przez wszystkie fazy prowadzenia portfela projektów – od planowania poprzez realizację po jego zakończenie.

IWB: Jak funkcjonuje taki moduł zarządzania projektami?

JS: Jest to aplikacja dedykowana zespołom projektowym i wykonawczym, które chcą poprawić swą komunikację, uprościć procesy podejmowania decyzji oraz kończyć projekty na czas i zgodnie z budżetem. Zintegrowany z naszym systemem Human Work Project zapewnia wszystkim członkom zespołu stały dostęp do kluczowych danych projektowych, a także pozwala je modyfikować i dzielić z innymi. Dostarcza też efektywne narzędzia do zarządzania, raportowania i analiz, które wykorzystują aktualne dane dostarczane przez współpracowników. Uprawnienia osób oraz poufność danych są regulowane przez indywidualnie definiowane prawa dostępu. Wszystkie te rozwiązania zapewniają rzeczywistą kontrolę nad realizowanymi przedsięwzięciami.

Z naszych obserwacji branży wynika, że przedsiębiorstwa borykają się ze zjawiskiem braku spójności w pracy przedstawicieli różnych działów nad tymi samymi zadaniami. Dzięki zintegrowaniu systemu klasy ERP z aplikacją dedykowaną zarządzaniu projektami możliwa stała się integracja działań wspomagających, takich jak zaopatrzenie, gospodarka materiałowa czy niezmiernie istotny kontroling realizowanych inwestycji.

IWB: Jakie elementy decydują o większej przydatności systemu ERP w przypadku działalności budowlanej?

JS: W tym przypadku specyficznie organizowany jest również obieg dokumentów – obejmuje on w ogromnej mierze procesy wynikające z przebiegu prac budowlanych, w mniejszej „tradycyjne”, administracyjne. Powinien wspierać obsługę przełomowych momentów procesu inwestycyjnego (kamieni milowych inwestycji), takich jak na przykład odbiory kolejnych etapów budowy. To skutkuje koniecznością przygotowania wymaganej prawem dokumentacji, dokumentów odbiorowych poszczególnych etapów inwestycji i związanym z tym fakturowaniem oraz uruchamianiem kolejnych procesów.

IWB: Ile czasu zabiera wdrożenie aplikacji klasy ERP w firmie budowlanej?

JS: Czas trwania wdrożenia zależy od jego skali, a także od wielkości firmy. W przypadku modułu odpowiedzialnego za zarządzanie projektem, znacząco zwiększa się zakres funkcjonalny wdrożenia, nie można również mówić o opieraniu się o wcześniej wypracowane wzorce, każdorazowo konieczne jest dostosowywanie rozwiązań do specyfiki prowadzonych projektów. Wdrożenie takiego modułu jest w swej złożoności porównywalne do implementacji systemu MRP. W średniej firmie całość prac wdrożeniowych może trwać od pół roku do roku.

Nasze doświadczenia wyraźnie pokazują, że pewne dokumenty powstające w ramach działalności podstawowej, takie jak karty materiałowe czy karty limitowe są specyficzne w poszczególnych firmach. Różnice bywają na tyle znaczące, że wymagają za każdym razem indywidualnych prac dostosowujących – co pokazało np. wdrożenie w obrębie firm należących do grupy Mostostal Warszawa.

Proces wdrożeniowy przebiega różnie w zależności od profilu działalności. Przedsiębiorstwa produkujące elementy czy materiały budowlane oczekują uruchomienia funkcjonalności produkcji powtarzalnej – taka sytuacja miała miejsce w przypadku wdrożeń w firmach PV Prefabet czy Masfalt. Podmioty specjalizujące się w wykonawstwie budowlanym czy remontowym zainteresowane są rozwiązaniami związanymi z koordynacją działań w ramach realizowanego projektu, procedurami rozliczania faktur kosztowych czy wyszukanymi mechanizmami kontrolingowymi. Takie elementy pojawiały się na przykład w tracie uruchamiania systemu Impuls w firmach: Energomontaż Północ, Elbud czy Atal. Czasami z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, oczekiwania te przeplatają się, jak miało to miejsce w przypadku firmy Remet, produkującej specyficzne konstrukcje stalowe.

IWB: Branża budowlana wyjątkowo boleśnie doświadczyła ostatniego załamania gospodarczego. Czy przedsiębiorstwa nadal myślą o realizacji tak złożonych projektów wdrożeniowych?

JS: Wyniki badań, jakie przeprowadziliśmy na 40 przedstawicielach firm goszczących na organizowanej przez nas konferencji poświęconej rozwiązaniom IT dla branży budowlanej wykazały, że ponad połowa z nich pozytywnie ocenia swoją sytuację. Polepszającym się nastrojom towarzyszy coraz większa otwartość na pozyskiwanie rozwiązań informatycznych. Dlatego przewidujemy, że 2010 rok będzie okresem wzmożonej informatyzacji branży budowlanej.