Wspomaganie zarządzania z systemem Capital

Rys. Athenasoft

Liczenie kosztów w budownictwie to przede wszystkim kosztorysowanie. Na polskim rynku w dziedzinie produkcji oprogramowania na potrzeby kosztorysowania niezachwianą pozycję lidera zajmuje od lat firma Athenasoft, której głównymi produktami są programy z rodziny Norma, są one obecnie najpowszechniej używanymi narzędziami polskich kosztorysantów. Swoją popularność zawdzięczają łatwości obsługi połączonej z wysoką funkcjonalnością, niedostępną wielu innym programom z tej dziedziny. Funkcje, które wyróżniają programy Norma to m.in. możliwość automatycznego stosowania współczynników i dodatków przewidzianych przez część opisową katalogów, tworzenia kosztorysów wariantowych, stosowania wielu obmiarów w jednej pozycji, obliczania nakładów metodą inter- i ekstrapolacji, tworzenia kosztorysów w różnych wersjach, w tym również zgodnych z wymaganiami kontraktów FIDIC oraz wiele innych. Dla dokładnego określenia wartości kosztorysowej robót równie ważne jak precyzyjne wyliczenie wysokości kosztów bezpośrednich jest też prawidłowe oszacowanie narzutów, a przede wszystkim narzutu kosztów pośrednich.

Mówiąc w skrócie, koszty pośrednie, to koszty, które muszą zostać poniesione, aby firma mogła istnieć, a budowa przebiegać zgodnie z harmonogramem, natomiast nie można ich przyporządkować do konkretnej pracy. Aby móc wyliczyć takie koszty należy dokładnie kontrolować przepływ pieniędzy w firmie. Podczas analizy związanych z tym procesów narodził się pomysł stworzenia wyspecjalizowanego systemu do zarządzania firmą budowlaną. W momencie tworzenia systemu Capital w branży budowlanej nie istniał pełen system do zarządzania taką firmą. W rezultacie podjęto decyzję o stworzeniu systemu Capital, dzięki któremu różnorodność projektów, konieczność bieżącej kontroli zaplanowanych kosztów budowy, prowadzenia rozliczeń zużycia materiałów, czasu pracy ludzi i sprzętu, sezonowość i zmienność warunków wykonywania prac, płynność zatrudnienia mogą zostać ujęte w jednym systemie, co pozwoli użytkownikom Normy Pro na zaspokojenie dalszych potrzeb w zakresie informatyzacji firmy.

Współpraca systemu Capital z programem kosztorysującym i harmonogramującym umożliwia automatyczne przetworzenie przygotowanych harmonogramów i kosztorysów w budżety planowanych inwestycji. Ewidencjonowane wszystkie operacje finansowe i rozrachunkowe pozwalają szybko, i bezproblemowo weryfikować wykonanie budżetów, a na końcu przygotować ostateczne rozliczenie inwestycji.


Rys. Athenasoft

Istnieje wiele sposobów przedstawienia organizacji i działań firmy. Nowoczesne metody zarządzania opisują działania firmy przy pomocy przebiegających w niej procesów. Procesy te są realizowane przez wiele działów i angażują pracowników różnych działów, wymagają wspólnej pracy wielu osób. Każdy proces przetwarza napływające do niego dane i zasoby zgodnie z ustalonym planem działania, tworząc nowe dane i zasoby, które są z kolei przekazywane do kolejnych procesów w firmie.

Pierwszym działaniem jest znalezienie klienta zainteresowanego wykonaniem określonych prac. Kolejnym krokiem jest przygotowanie oferty uwzględniającej zdefiniowane i rozpoznane potrzeby klienta. Podczas opracowywania oferty korzystamy z wielu źródeł, w tym z naszych wcześniejszych doświadczeń przy realizacji podobnych projektów, z firmowej bazy wiedzy, własnych norm oraz baz cenowych utworzonych i aktualizowanych przy okazji realizacji wcześniejszych zleceń.

Akceptacja oferty i podpisanie umowy przez inwestora rozpoczyna etap przygotowania produkcji, w trakcie, którego na podstawie dokumentacji opracowywany jest harmonogram prac, plan zaopatrzenia, a na podstawie szczegółowego kosztorysu sporządzane są budżety zadań lub etapów budowy.

W trakcie realizacji budowy konieczne jest śledzenie jej przebiegu w stosunku do wstępnego planu. Informacje o postępie prac, zużyciu zasobów i nieprzewidzianych zdarzeniach trafiają do osób dbających o zapewnienie ciągłości dostaw zasobów na budowę oraz sprawujących kontrolę nad aktualnymi kosztami projektu.


Rys. Athenasoft

Po zakończeniu i rozliczeniu inwestycji wybrane informacje z realizacji budowy mogą być zapisywane w bazie wiedzy firmy. Ze zgromadzonych danych (o rzeczywistych cenach RMS, normach nakładów pracy, wyniku finansowym całego przedsięwzięcia i poszczególnych jego etapów, o podwykonawcach, dostawcach) można korzystać przy kolejnych realizowanych inwestycjach budowlanych w celu sporządzania dokładniejszych wycen i harmonogramów oraz podejmowania trafnych, pozbawionych ryzyka decyzji.

Opisanie przez firmę swoich głównych procesów w systemie Capital, przynosi następujące korzyści:

• przyspieszenie i zapewnienie niezawodności obiegu informacji w firmie,
• dokładne zaplanowanie czasu i kosztów dla realizacji oferowanych usług,
• śledzenie aktualnie poniesionych kosztów i zużytych zasobów,
• szybkie wykrywanie odstępstw od planu,
• lepszą organizację pracy,
• przeciwdziałanie marnotrawstwu zasobów,
• oszczędności związane z zakupem i dostawą materiałów,
• uniknięcie kar za opóźnienia,
• stworzenie firmy uczącej się, w której wiedza jest zasobem wszystkich, a nie tylko poszczególnych pracowników.

Ze względu na bardzo dużą ilość danych istnieje potrzeba, aby nadzór nad planową realizacją projektu oraz analiza kosztów mogły być prowadzone na bieżąco. W systemie Capital wprowadzono szereg rozwiązań umożliwiających takie działania. Są to:

• integracja z programami kosztorysującymi i harmonogramującymi – wczytując kosztorys wraz z nakładami RMS albo harmonogram z przydzielonymi do zadań zasobami i planem realizacji generowane są na tej podstawie dokumenty zapotrzebowań i zamówień na materiały potrzebne na placu budowy;
• automatyzacja procesu produkcji oraz zaopatrzenia budowy poprzez kontrolę zużycia materiałów, ilości robocizny oraz czasu pracy sprzętu;
• bieżąca kontrola realizacji projektów, wykrywanie nieprzewidzianych lub zbyt wysokich kosztów RMS na poszczególnych etapach prowadzonej inwestycji;
• odzwierciedlenie nowoczesnych metod zarządzania, definiowanie procesów, zadań, zdarzeń, kontrola kosztów materiałowych wg budżetów lub etapów budowy metodą ABC (Activity Based Costing);
• wsparcie systemu jakości ISO poprzez zapis dokumentów, notowanie zdarzeń i korespondencji w formie elektronicznej w bazie danych (oferty, normy zakładowe, dokumentacja procesów, itp.);
• zarządzanie kontaktami poprzez gromadzenie i przetwarzanie szczegółowych informacji o zdarzeniach związanych z kontrahentami;
• praca w sieci rozproszonej (bezpośrednia komunikacja pomiędzy miejscem inwestycji budowlanej, a centralą).

Producent programu – firma Athenasoft – zapewnia wsparcie techniczne w rozwiązywaniu problemów, a także pomoc w użytkowaniu i wdrożeniu systemu.